全省第二轮志书编纂业务培训班讲稿

何连有

    志书编纂工作的组织管理，属于方志学应用理论研究领域，包括修志制度和编纂工作组织管理两个基本命题。编纂工作组织管理又包括修志行政管理（党和政府对方志编纂工作的领导）和修志业务管理（地方志部门对方志工作的领导管理）。编纂工作组织管理是由公权职能部门组织的编纂工作管理，有行业行政管理也有编纂业务的管理，涉及准备、实施、终结各个阶段、各个环节的具体的业务工作。比如行政决策、组建队伍、制定规划、人才培养、业务培训、组织志稿评议、志稿质量管理、审查验收、处理出版事宜等等。概括简单说就是修志工作在一个地方怎么去实施，有哪些程序，每个程序都有什么工作，怎么把每个程序的工作做好，确保编出一部质量合格的志书等等。编纂工作组织管理涉及面很广、工作量很重、操作难度很大，直接关系到修志工作的运行效率、志书编纂质量和志书品位，甚至影响整个修志工作的成败，因此显得特别重要。

    志书编纂工作组织管理的意识

一、志书编纂工作组织管理的理念原则

（一）坚持“党委领导、政府主持、各级地方志编委会组织实施”的地方志工作的正确体制
我国历代修志几乎都是凭借行政力量而运作的，即说我国历史上的志书几乎都是官修的。隋代以前的志书都是专家学者个人所修。从隋代开始，朝廷就直接诏令各地修志，并由有关部门组织实施，尽管主管修志的部门历代不同，但从隋以后，官方修志制度就一直流传下来。
主管修志的部门，在隋代由尚书省主管，唐代由兵部主管，元代由中书省主管，清代由礼部主管，民国先由教育部和内务部主管后由内政部主管，新中国以来，先由宣传部主管后由国务院委托中国社会科学院代管。1956年国务院科学委员会成立中国地方志小组。1959年正式成立中国地方志小组。1983年经中央批准，恢复中国地方志小组并更名为中国地方志指导小组。1984年国务院成立旧方志整理工作委员会。1986年中国地方志指导小组城市指导组成立和中国地方志指导小组民族指导组成立。1986年中国地方志全国地方志第一次工作会议召开。1996年中国地方志全国地方志第二次工作会议召开。2001年12月中国地方志全国地方志第三次工作会议召开。省以下各级政府从1986年以后绝大多数都成立了地方志编纂委员会及其办公室，负责各自辖区内的地方志工作。
在我国有着良好的官修地方志的历史传统优势，“党委领导、政府主持、各级地方志编委会组织实施”是我国新编志书积累的组织管理经验，也是经过实践检验的正确的志书编纂行政领导体制，我们必须坚持。

（二）、“一纳入、五到位”是做好地方志组织管理工作的关键所在
党中央和国务院对当代方志事业的编纂工作是亲切关心和大力支持的。1941年中共中央发布《关于调查研究的决定》规定：要“收集县志、府志、省志、家谱，加以研究”。新中国成立以后，1956年国务院在制定十二年科学远景规划纲要时就把编修方志列为20个重要项目之一，并要求“全国各县市（包括少数民族地区）能够迅速编写出新地方志。”中共十一届三中全会以后，党中央和国务院又迅速把新方志编修工作提上议事日程。1985年国务院办公厅发布国办发（1985）33号文件，转发中国社会科学院关于加强全国地方志编纂工作领导的报告，要求各省、自治区、直辖市人民政府参照执行。1996年，国务院办公厅又发布《关于进一步加强地方志编纂工作的通知》（国办发（1996）47号）文件，要求各省、自治区、直辖市人民政府进一步做好地方志编纂工作，为改革开放和社会主义现代化建设服务。李铁映同志在全国地方志第二次工作会议上指出“修志工作”是各级政府的职责，主要是省、市、县三级政府主要领导的职责“进一步明确了修志工作组织管理的领导主体。
20世纪80年代，修志工作行政管理制度建设取得很大成绩。1985年颁布《新编地方志工作暂行规定》（23条），1998年颁布《关于地方志编纂工的规定》（26条），这些规定对修志工作的组织领导、编纂管理都有明确的要求。特别是全国第三次地方志工作会议总结的“五条”基本经验，我们要继续落实。

（三）、认真履行地方志编纂委员会及其办公室的职能职责
1985年颁布的《新编地方志工作暂行规定》对各级地方志编纂委员会及其办公室的基本职能这样规定“负责制定地方修志规划，组织和指导编纂各级志书，抓重点项目，进行分类指导，组织整理当地旧志资料为编纂新方志服务，为下届续修志书积累资料，编辑出版地方年鉴、概况及时向地方领导机关提供参考资料，以利决策，定期向中国地方指导小组反映修志工作中经验以及重大决策、理论性的问题。”1998年颁布的《关于地方志编纂工作的规定》对各级地方志编纂委员会及其办公室的基本职能又重新做出规定“制定规划，开展调查研究，积累资料；组织志书编纂；审定验收志稿；进行方志理论研究；培训队伍；编纂出版地方年鉴；提供地情咨询服务；编写地情丛书等。”《地方志工作条例》对对各级地方志编纂委员会及其办公室的履行职责又作了新规定：“组织、指导、督促和检查地方志工作；拟定地方志工作规划和编纂方案；组织编纂地方志书、地方综合年鉴；搜集、保存地方志文献和资料，组织整理旧志，推动方志理论研究；组织开发利用地方志资源。”

二、志书编纂工作组织管理的意识基础

    意识是构成行为动机的基本要素，修志意识的养成是志书编纂工作组织管理必要的思想前提。

（一）志书编纂工作组织管理的基本方针是为人民服务，为社会主义服务。“编修地方志工作，是一项很有意义的工作，是我国学术工作的一个好传统，是一项很重要的历史研究工作，是社会科学文化事业的一个组成部分。编修新地方志，不仅可以为历史研究、学术研究、文艺创作积累提供材料，而且对政治、经济、文化、教育、科学研究等各项工作都有一定的帮助。地方志的材料还可以作为乡土教材”。“编纂社会主义新方志是两个文明建设的组成部分，是承上启下，继往开来，服务当代，有益后世的重要事业。”在新世纪，我们要继续确保志书为人民、为社会服务的方向。江泽民在庆祝中国共产党成立七十周年大会上的讲话中指出“我们的文化必须坚持为人民服务、为社会主义服务，充分体现人民的利益和愿望，满足人民不同层次的、多方面的、丰富的、健康的精神需要，激发人民建设社会主义的积极性”。李铁映在全国地方志第三次工作会议上的讲话中也指出“修志人要知道政府需要什么，怎样为政府不断提供用志材料；还要知道怎样为各级干部、为学校、为普通百姓提供服务，怎样为青年知识分子和学生提供他们自己的家乡志等等”。

（二）志书编纂工作组织管理要立足当代，面向未来，修志在用，最大限度地实现志书的文化价值和社会价值。在我国，人们关注和强调的是志书的传世作用，志书的当代应用功能长期被人们所忽视。“我们编纂的志书是为中国的社会主义现代化建设服务的，是为中华民族的全民振兴服务的，是为当代社会各方面的需要服务的。”“中国当代社会的指导思想，当代社会的基本方针政策，当代社会的基本理论就是我们志书的灵魂，就是我们编纂志书的指导思想”。新编志书既要为当代服务也要为后世服务，但首先要考虑为当代服务。如果志书不能为当代服务，那么也无从为后世服务。李铁映在全国第三次地方志工作会议的讲话指出“志书首先是服务当代人的，自然应当以当代人的社会实践和需要为标准。离开了当代人的社会实践和需要，后人怎么用志？只有对当代人服务好了，后代人才会从当代人用志的历史过程中加以总结。”又说“在志书工作上如何贯彻‘三个代表’的指导思想呢？就是要为当代服务。”胡锦涛提出构建社会主义和谐社会，其中的构建社会主义和谐文化，也有文化要为当代人服务的含义。这些思想我们在修志的组织管理的实践中往往容易忽视。比如，当“使用”和“体例”发生矛盾时，过分强调的是体例；当“使用”和“编纂形式”发生矛盾时，过分看重形式；当“使用”和“传统模式”发生矛盾时，过分承袭传统模式。所以修志工作组织管理的一个基本出发点就是要服务当代，面向未来，实现修志在用的价值。

（三）志书编纂工作组织管理的历史责任和社会责任重大。以历史学的观点去审视，方志编纂就是对过去存在的事实的记录和解释。以社会发展的观点去审视，方志编纂活动就是以自己的工作和工作成果去促进物质文明、政治文明、精神文明建设向前发展。中国志书历来于“信史”著称于世。志书以真实、准确为本，这是志书的基本特征。唯存真求实、存史资治才可以流传百世，不真、不准，不能为明鉴。所以组织管理的落脚点就是编纂的志书力求真实、准确的记载历史。实事求是是修志工作组织管理的认识论，也是方法论。修志组织管理者的责任应首先要把握的是修志人的政治素质。我们不仅要认识到自己的历史责任和社会责任，更重要的是要对自己的行为负历史责任和社会责任。

（四）志书编纂工作组织管理对编纂目标定位的依赖。 编纂目标是志书编纂的活动的直接出发点和归宿。也是编纂组织管理的意识基础。假如没有明确的目标定位，那么志书编纂就带有很大的盲目性，其组织管理越好，结果越差，甚至失败。志书编纂目标的定位要：①把握方志的资料性。②把握方志的著述性；③把握方志的文体；④把握方志的纪实内容；⑤把握方的地域性和时限性。我们力求要把志书变成经世致用的资料性著述，但是它编写起来确实不容易，需要我们不断的学习和研究。

（五）志书编纂工作组织管理有其特殊性、复杂性、艰巨性，但方志编纂是一项光荣的工作。方志编纂活动在中国延续几千年，这本身就表明方志编纂活动具有区别于一般精神生产的特殊性。方志编纂作为一种特殊的精神生产，其特殊性除了体现在特殊目的、特殊功用、特殊体例、特殊技法、特殊笔法外，还体现在特殊的运作机制，这就是志书编纂的组织管理。地方志的编纂也是一个政区一定时期最复杂和最艰巨的文字系统工程，加之编纂工作本身具有高难度，所以志书编纂工作组织管理的涉及面之广，时间跨度之长，资料搜集和鉴别之难，编纂过程工作量之大，质量要求之高，整个组织管理过程是复杂的、任务也是艰巨的。但方志编纂确实也是一项光荣的工作。董一博先生指出“一部志书的编纂出版，是一代一方智能的结晶，精神文明的代表，是一世一地盛衰的写照，物质文明的纪实。也是求训致用的救弊之作，彰往昭来的存史之章。志书的总纂、专纂之人，虽不是一代风流人物，也应该是一方风流人物，应有临渊履冰之惧。”

    志书编纂工作组织管理程序

一、编纂过程分期

    志书编纂工作组织管理过程可以分为3个大时期：即准备期、实施期、终结期。准备期可分为2个阶段：即前准备阶段、始准备阶段；实施期又分为4个阶段：即资料阶段、编纂阶段、审稿定稿阶段、志稿评议阶段。终结期可分为2个阶段：出版发行阶段、全过程总结阶段。整个编修运行周期可为5—6年，2年准备期，3—4年实施期。

二、编纂程序及工作任务

（一）准备期
准备期是志书编纂组织管理工作的起步，它决定着修志的方向、目标、运行规范，因此，起步工作是志书编纂工作成败的关键。
需要做好以下工作：

1、酝酿修志基本构想。地方志办公室要统一思路，确定修志工作基本构想；
基本构想：断限；编纂方法；条件经费等。

2、争取县委、政府主要领导支持。争取党委、政府的支持，也即形成党委领导、政府主持修志的格局。由于志书编纂工作具有很强的行政性，所以一个地方修不修志、怎样修志首先取决于本政区领导层特别是党政一把手对修志工作的认识是否到位。领导重视不重视，关键在认识。而认识能否到位，就看我们志办的同志怎么去做工作了。

3、组建地方志编纂委员会。编纂地方志不仅行政性很强，而且专业性也很强。《暂行规定》指出“新地方志的编纂，涉及政法、经济、文化、科学、教育各部门，必须在各省、自治区、直辖市和市、县地方政府的主持下，建立地方志编纂委员会”。第一步，拟定人选建议名单。一般而言，组建地方志编纂委员会有三条要求：第一，具有行政权威。第二，要有学术权威。第三，要有广泛代表性。县级建议由县委一把手任名誉主任委员，政府一把手任主任委员，由常务书记、常务县长以及县志办主任副主任委员，委员由县委办、政府办、人事、财政、统计、党史、档案、经济界、文化界、教育界、政法界等领导和专家组成。第二步由志办提请政府常务会、党的常委会讨论通过。第三步，下发《关于调整（成立）XX区（县）地方志编纂委员会的通知》。

4、制定编纂方案。李铁映同志说，现在不能再像第一轮修志开始那样，仓促起步，而是要充分论证和规划。就像国家计委批准一个项目，首先要反复论证它的科学性、必要性、可行性。这种可行性研究已成为我们修志工作基本建设方面一个不可少的内容。我们编修新一轮志书，也一定要充分论证。拟定实施方案的一般程序是：第一，县志办拟出初稿。基本内容：①扼要阐述修志的意义目的；②确定编纂目标；③确定编纂方法；④提出组建修志班子的要求和方法；⑤提出编纂思想和应该遵循的基本原则；⑥提出体裁、篇目、体例的一般规定；⑦提出关于实施方案的一些基本条件和要求；⑧扼要阐明资料征集的意义、方法和原则；⑨提出编纂及审稿的原则、方法事宜；⑩提出出版发行的有关事宜及其他。第二，广泛征求意见，精心修改，形成送审稿。第三，编委会对送审稿进行讨论和审查定稿。第四，以政府文件，或两办文件、或编委会文件印制文件，颁发各单位。

5、制作修志工作党的委员会常委会议或政府常务会议议题案，提请决策通过。议题案是提请县委或政府就修志工作中的重大事项做出决策的专项提案，一般包括：“一纳入、五到位”等一些具体问题。比如，修志工作是否列入目标责任考核，怎么考核？那些工作阶段需要督查，以什么形式督查？人员问题？经费问题？办公设备条件问题等等。

6、拟定修志凡例和行文通则。凡例就是发凡起例之意。发凡即指阐明全书宗旨、大纲和概要；起例即指拟定著述的体例、格局、样式及规则条例。它可以对指书的编写起指导和规范的作用，帮助读者读好用好志书，为方志学史研究提供资料。拟定志书体例要观点鲜明，推陈出新；开门见山，简明扼要；虚实结合，有的放矢；突出重点，体现特色；循序渐进，精益求精。现在修志凡例应当包括①规定指导思想；②规定编纂原则；③规定志书体式；④规定时间断限；⑤规定记述范围；⑥规定体裁构成和层次结构；⑦规定人物立传原则；⑧规定行文要则；⑨说明资料来源；⑩规定一些特殊问题的处理原则和处理方法。一种观点认为志书的凡例要简要，这是不正确的。要把凡例放在提高志书品位的高度去认识。
行文通则就是专就志书行文问题所作的一些具体规定。行文通则是全体修志人员的写作规范。行文通则具有很强的操作性，条文必须具体。一般包括：基本要求；文体文风；称谓运用；时间表述；数字运用；计量名称；引文注释；图表照片；书写格式等。

7、确定志书结构。志书的结构是由地情资料决定的，也就是说志书结构与地情资料是形式与内容的关系。志书结构设计的前提是确定志书结构的模式。志书结构设计主要是划分门类，设置篇章。设计的方法就是采用形式逻辑思维和辩证逻辑思维相结合。志书结构设计的基本要求是：符合记述对象的客观实际，反映事物的本来面目 ；体例完备，划清志书内部诸种体式的功能；门类齐全，领属合理，关系顺当。整体性强；如实反映客观历史轨迹；反映时代特点、地方特点、专业特点。现代章节体志书的模式有：大篇体式、中篇体式、小篇体式。志书结构所起的作用就是把志书各项内容安排到一定位置，使全书成为一个排列有序，布局合理的有机整体。从志书的逻辑结构看，应当包括内容结构和形式结构两个方面。内容结构包括：内容范围、内容种类、各类内容比重、时限规定、详略把握等。形式结构包括：形式选择，纲目设计、体裁构成、层级划分、语言表达等。志书结构达到一是要保证完整；二是要保证齐备；三是要合理可行；三是要考虑协调匀称。目前，志书有一个较为流行的结构，即一般由概述、大事记、各分志、人物、和附录五大部类组成。但他也不是成熟结构，志书结构应该随着修志实践的向前发展而不断完善。

8、策划志书篇目。 篇目是志书体例的具体化，是设计蓝图。篇目设计优劣关系整个修志工作的成败。确定志书的篇目是整个修志工作中关键的一环。 关于设计要求，《关于地方志编纂工作的规定》指出“地方志的篇目设置，应合乎科学分类和社会分工的实际，突出时代特点和地方特点，做到设计合理，归属得当，层次分明，排列有序，形式不强求一律”，规定包含四点内容：体现地方特色；体现时代特色；突出重点；体现志体特点。
    篇目的基本结构（除概述、大事记、附录以外）：就二轮修志而言，宜根据自然、人、社会事物构成类别，采用大篇[即自然、人、社会]无形模式布局，用中篇有形模式框架具体行文。采用可以增强志书的著述性、操作性和实用性，符合地域实际的最佳体式。不论选择何种体式，但必须注意做到三个“有利于”：第一、有利于坚持志体特点，保持和创新志书的风格。第二、有利于和首轮志书篇目对接第三，有利于提高志书的品位和使用价值，不追求形式上的创新。
    篇目策划的合理流程应该是：①学习方志理论知识，了解方志体例的特点。②学习和研究本地和外地首轮志书篇目；③学习和研究外地第二轮志书篇目；④根据《国民经济行业分类》最新标准，调查研究本地各行业产业的规范划分，进行排列组合；⑤调查研究本地志书上下限区间内各行业职能职责设置及变化的系统情况，进行排列组合；⑥全面系统认识本地自然与社会的各种事物，分析确定体现时代特点、地方特点、行业特点、施政特点中的视点及切入点，确定区域的地情优势、进行定位；⑦科学准确对本地各种事物进行类聚分析，并在此基础上对其进行合理的分类；⑧按科学性、逻辑性要求精心设计篇目的排序；⑨用合理的体例框架反映篇目；⑩具体化篇目。
    资料搜集的篇目是一个提纲，形象地说，它是一个立体图，是建筑材料的采购计划和清单。根据县级修志实践的实际、根据目前我们国家社会分工与管理的实际、为了便于资料工作的推进和运行，资料搜集的篇目宜于以部门（专业）为单位进行编写。资料搜集篇目的编写要遵循以下原则和要求：第一、 管什么就编什么，管多少就编多少，怎么管就怎么编。即根据部门的岗位职责实际、管理实际、实发实际，分门别类，尽列其目。第二、 横排部门（专业）事物的门类（纵列到节、目），以时序为顺序搜集资料。第三、根据资料的功用、性质，选择合适的类别题目。第四、要注意把资料要素搞全。
资料整理篇目是根据志书的体例及编写要求，对当地事物进行科学分类、科学排序，基本形成志书篇目的篇目。其主要作用是对资料进行考证鉴别、拾遗补缺，为篇目的定型——编写要素提供依据，以保证资料的全面性、真实性、深刻性。也可作为副产品的资料篇目使用。资料整理篇目是成品志书的篇目的基础或原形。资料整理篇目编写的原则及要求：第一、打破资料搜集提纲按部门分类的框架，要在资料搜集提纲的基础上，按照志书体例要求对地域事物重新进行科学分类、重新进行科学排序，并按照特色要求拟定准确题目。第二、科学的对地域事物分类：第三、科学地对地域事物排序：第四、为了突出特色，在分类和排序中可以采用处理集中和分散关系的方法、前置的方法、升格的方法、概括的方法、详记的方法、设专题的方法，进行分类和排序。第五、各专志的分类排序可按各专志的要求进行策划。
    编写内容要素篇目是志书实际编写的篇目，是涉笔编写时的具体提纲。其主要作用是提供编写的内容和方法。成书内容方法要素篇目的编写关键是要根据地域事物的性质类别，找出构成事物内涵的成分，找准构成事物内涵成分的独特状态，对编写内容和方法的切入准确定位，抽象确定出题目。编写要素是用设计的方法把设计的“肉”连接在设计的“骨架”上以完成“志书活体”。编写要素既以定即是总纂依据和审稿依据。编写内容要素篇目编写的原则和要求：第一、根据地域事物的性质，确定记述事物的类别，再确定题目。第二、在事物类别题目的基础上，按照隶属种属关系再下分一级为止，抽象出编写要素，确定起笔切入的题目（以具体概念形式反映）。第三、编写要素是对记述的实体内容——篇目中逐级划分层次的最后一个层次的分解，它和记述的内容是一对一、点对点的对应关系，是编写的具体内容和方法。编写要素就是“写什么、怎么写”。第四、根据记述事物的最小类别（一般是目或子目）抽象编写要素时，要找准事物的独特状态，融内容和方法为一体，定位性切入。事物的独特状态表明的内容是事物突出特点所在，找出这些突出特点，再用合理的方法把它表现出来，就能反映出事物的特色。编写要素特色化的策划是最难的事情，要在认真反复地研究地情、认真反复地研究记述事物类别性质的基础上，确定编写要素。
    篇目设计一个很重要的问题是标题的使用。标题是志书及其各门类的标识，也是读者窥视志书成色的窗口，是著述水平的一面旗帜。志书标题的要求是：语体要符合方志的文体，方志是纯正的记叙文体，它的主导语体是叙述，标题是体现这一语言特色的焦点；属种概念要相应，即遵循逻辑的形式和规律，正确是用概念；词语要精当。

9、制定好篇目承编分解实施意见。把篇目逐章逐节甚至逐目分配到实施单位，列出承编单位和责任人，以方便工作开展和落实。

10、做好发动工作（含社会宣传工作）。

11、落实修志部门网络组织。把本地修志工作部门制成网络图，把基层网络部门所有信息（人员配置、办公地址、联系电话等）制成一览表。

12、建立目标责任考核督查制度。目标责任考核督查制度是保证和谐修志的重要方面。

13、召开动员大会。动员大会规格要高、规模要大、气氛要热烈，要达到统一认识，增强使命感，落实责任，鞭策任务的目的。根据现在的实际，动员大会应该是全格会议，本地同级几大班子领导都要出席会议，最好再邀请一些嘉宾光临会议；本地所有行业负责人、单位党政一把手全部出席会议；会上最好能请当地党政一把手和主管领导分别作重要讲话，或者宣布了通知、意见、方案和任务责任。会议一定要开成功，力争达到期望的目的。党政一把手和主管领导的讲话稿一定要把角度站好，要把我们想说的话、想做的事、想达到的效果分别通过他们的讲话稿反映出来，转换成领导意识、领导意志、领导行为。这可以成为我们以后工作的基础，为营造一个志书编纂的和谐环境打好基础。

（二）、实施期
实施期是修志工作的关键阶段，从搜集资料、编纂资料再到审稿定稿、志稿评议，志书编纂的全部工作都要在这个阶段完成。可分为4个阶段。

1、资料工作阶段
    资料工作一是指资料搜集和管理；二是指资料加工使之成为作品的“胚胎”。编写志书从头到尾都是用事实资料说话，所以没有资料写不成志书；资料贫乏或低劣，就写不出精良的志书。因此资料搜集要求是“广、全、多、深、特”。资料搜集的依据就是资料篇目，可以采用采编相结合即“采编合一”的工作机制。
    资料工作阶段应做好以下工作：①分配下达好资料任务；②选拔落实好分志机构编辑人员；③对全体资料编辑人员进行培训；④县志办和总纂室编辑人员、县总纂室和各分志机构编辑人员签订聘任书和供稿责任书；⑤总纂室和各编辑人员深入各单位指导资料搜集工作；⑥定期组织总纂室所有编辑及涉及分志编辑讨论研究资料工作；⑦根据资料逐步完善篇目；⑧各分志机构单位领导和各分志副主编，对资料进行初审把关。
从一定意义上说，修志过程实际上就是资料的搜集、鉴别和使用的过程。在整个修志过程中，对于资料工必须重点部署安排，方法措施要具体，可操作性要强，质量标准要求要高，把关要严。第一，必须在修志工作正式启动以前做好资料员的专题培训工作。专题培训工作要涉计资料工作方方面面的专业知识。从培训时间上说，必须多层多次的。从培训方法上说必须是理论和实际结合。每次培训重点问题必须解决好。培训重点可考虑以下问题：①资料的分类，重点掌握主体资料、背景资料、综合资料、概括（抽象）资料、具体资料、典型资料的区别和使用；②掌握鉴别资料的基本方法和挖掘典型资料的基本方法③如何用资料反映事物的发展变化规律、彰明事物的因果、反映地方特色和时代特色、反映经验教训、表现人物的性格和业绩、表明编者的观点等等。第二，采取总纂室编辑和各分志机构资料编辑上下相结合的办法做好资料工作。运用各种方法全面、系统、准确的搜集资料。第三，资料阶段修志工作阵地在一线，考核在一线。第四，把资料搜集、资料鉴别和资料使用统一起来，从资料运用的角度进行资料的搜集和鉴别。第五，定期研究并解决资料工作中的业务问题。

2、编纂阶段
    编纂阶段就是志稿的写作阶段。主要工作：培训编辑；志稿试写；志稿分纂；志稿总纂。
培训编辑。一般培训下列内容：①方志文体特征；②方志的语言；③ 方志的文风；④方志的表达方式。叙述是志书的主导表达方式，描写是志书的次主导表达方式，说明和议论是志书辅助表达方式。⑤方志最基本的写作方法是竖写直叙、叙述寓意。
志稿试写。志稿试写是编写者个人的练笔，也是编写初始阶段的典型引路。试写阶段需要做以下工作：①范文阅读。编写者认真阅读与自己所写内容相类的成功志文，以此作为自己写作的借鉴；②理解体裁。编写者认真学习志书写作理论，尤其是要注意理解和把握自己所写志稿的体裁特点以及写作基本要求；③适时指导。编写者虚心请教他人，请教比自己经验丰富的同志，尤其是要及时和主编、副主编沟通，以避免走弯路；④修改完善。反复修改，精益求精；⑤交流评价。肯定成功之处，指出不足之处。
    志稿分纂。分纂是志稿编写过程中最基础、最关键的环节。分纂志稿质量高，总纂就能顺利进行；分纂志稿质量很低，分纂就不能顺利进行。如果硬要进行，那就等于把许多应该由初稿编写者完成的基础任务交给了总纂者。总纂者就没有足够时间和精力做好总纂本身的所应该做的那么些工作。所以分纂必须做好以下工作：①必须对编写者明确分工。分工依据是篇目设计，措施是任务到人，责任到人，负责到底；②必须依规范编写。规范就是篇目设计、凡例、行文通则。措施就是编写者经常阅读规范，编写不偏离规范；③必须不断组织业务培训和经验交流。要根据不同时段编写工作的不同要求，不间断组织与该时段编写工作相适应的业务培训和经验交流，让编写者掌握方志写作知识，及时交流经验教训；④编写者反复修改，把握自己所承编部分的内容的真实、准确、重复、交叉以及规范问题。
    志稿总纂。志稿总纂直接关系到志书的质量，是整个修志工作中最重要、最关键的一个步骤。必须做好以下工作：1、必须做好总纂准备。总纂准备主要工作有：①明确认识。总纂不是各篇章的简单拼凑，而是一个复杂的再创造过程；②完成志稿分纂任务；③组建好总纂班子；④明确分工和落实职责；⑤制定好总纂方案。2、必须明确总纂任务。总纂主要任务：一是政治质量的把握，主要审查志稿内容是否符合马列主义、毛泽东思想的立场观点方法，是否符合“三个代表”重要思想的要求，是否坚持实事求是思想路线；二是资料质量的把握，主要审查资料是否有遗漏，资料是否真实可靠，资料使用是否合理；三是行文体例的把握，主要是审查篇目设计、体裁运用、行文笔法等是否符合志体规范；四是语言文风的把握，主要审查文风是否端正、是否符合语言规范和志书的文风。3、必须明确学术要求。学术要求是：实现志书设计的整体性；确保志书体例的完整性；务求材料取舍的全局性；复核史实记术的可靠性；强化反映地情的客观性；提高记事守法的概括性；增强著述质量的深刻性；锤炼志稿表达的精当性；促进行文规范的一致性；力求全志文风的统一性。

3、审稿定稿阶段
    审稿定稿阶段是志书编纂最后一个重要步骤，也是志书写作最后一道工序。目的就是通过审稿定稿使写作者的主观认识与记述的对象客观实际相统一，使志书的编写宗旨与读者的需求相统一，使志书编写的形式与内容相统一。审稿定稿的任务和要求：①政治观点审改，主要是审改史实和观点的关系。依据是：马列主义基本原理；毛泽东思想；邓小平理论；“三个代表”重要思想；科学发展观；构建和谐社会思想；党的十一届三中全会以来的路线方针政策；国家的宪法和各项法律法令规章制度；党和政府的各项政策，包括民族政策宗教政策和对外政策。②体例结构的审改，主要是问题表达方式的审改；篇目结构的审改；层次段落的审改。③资料质量的审改，主要是审改资料的思想性（文题相悖，言不及义，牵强附会）；资料的准确性（真实不等于准确，事实的真实不等于本质的真实）；资料的完整性（要素不全，事理不通，地位不显，因果不明）；资料的深刻性（概念化，静态化，孤立化）。④语言环境的审改，主要是志书的语言要与说话人相称，与听读人相称，与记述对象相称，与志文的文体相称。所以一定要注意志书语境的主观因素（志书作者，说话的人），站在什么立场说话，站在什么时代说话，站在什么角度说话，运用什么文体说话；志书语境客观因素（向谁说话、说什么话），准确表达语言的意义。⑤志稿文体语体的审改，志书的主体文体是述、志、记、传均属记叙文体，采用叙述语体。记叙文的表达方式一是记叙，二是描写，辅之于适量的说明。⑥语法语病的审改，主要是词语使用、词语搭配不当，句子成分不全，语序混乱，繁言赘语等。⑦逻辑语病的审改，主要是概念方面的逻辑错误，判断方面的逻辑错误，形式逻辑规律方面的错误。⑧文面修饰，主要是文字书写审改，行款格式审改，版面格式审改。

4、志稿评议阶段
    志稿评议和志书评议不同，志书评议一般是指对版印书籍的评议。志稿评议是对志书未版印之前的稿子的评议，主要是找问题、挑毛病，使志稿符合质量标准。主要工作：印制好纸质文本；选请好评议者（领导、行家、专家、同行）；确定好评议方式（领导审与群众评相结合，集体议与个别看相结合，整体评与零碎改相结合，书面评与当面评相结合）；召开志稿评议会；根据评议意见修改。

（三）、终结期

1、出版发行阶段（略）

2、全过程总结阶段（略）

志书编纂工作组织管理的“三要素”

一、关于志书编纂工作环境问题

    营造一个和谐的修志工作环境。编修志书是一项浩大的系统工程，需要人力、物力、财力的支撑，需要领导的重视、群众（各行各业的人）的支持、修志人自己的精力投入和业务能力的适应。修志工作具有国情、省情和县情，所以一个地方和一个地方的修志环境是不同的，但都应该是和谐的环境。
修志的和谐环境包括行政性外部环境和修志业务性内部环境。修志和谐环境的主导因素是党政一把手。修志和谐环境营造的主体是方志办一班人特别是主任主编。修志和谐环境的实现要靠我们自己。营造修志工作和谐环境的主要手段就是协调和指导。修志工作环境能否和谐取决于领导重视、领导支持这个主导因素，修志工作的落实根本在于领导，关键在于党政一把手，这个主导因素作用的发挥，关键要靠我们修志人自己。要靠我们的“三情”（昂扬的激情、饱满的热情、乐道的痴情）、“三心”（事业心、敬业心、奉献心）和“三色”（出色的为人、出色的能力、出色的工作）来感动、来置换、来赢得。
    营造修志的和谐氛围。一是要使领导明确修志是他自己的官职官责。二是邀请领导参与活动，邀请主管领导视察修志工作。三是制度保证和约束。制度的运行既能落实领导，也能落实工作。四是利用信息媒体和谐人际关系、和谐工作。要使领导头脑中经常有“地方志”的概念，经常保持“地方志”的意识。要体现领导对地方志工作重视和支持，为修志工作创造良好的发展环境。

二、关于志书编纂人员培训问题

    要把志书编纂人员的学习（研究）培训贯穿于志书编纂工作的全过程。
二轮修志应该提出建设“学习型、专家型”的采编队伍素质要求。奉行修志大计，人才为本的理念，始终坚持先有合格的修志人，才能有合格的志书。合格的修志人只有通过教育和培训才能得到。教育和培训最有效的方法是讲座辅导和座谈讨论，最实用的内容是操作技术。编纂者运用操作能力最实际的证明是先期试笔。编纂者适应工作最低的标准是遇到问题知道怎么解决。
    建设合格的采编队伍。要做好四项研究培训工程。一是思想建设工程。加强政治理论武装，保证采编人员坚持正确的指导思想，坚持代表先进文化的前进方向。重点要组织学习马克思列宁主义的基本原理，学习毛泽东思想，学习邓小平理论，学习“三个代表”重要思想。学习科学发展观即坚持以人为本，全面发展，协调发展，可持续发展的观点。学习党的十一届三中全会以来的路线方针政策。学习国家的宪法和各项法律法令规章制度。学习党和政府对外各项政策，要适度开展英模教育和榜样教育活动，加强志书编纂者职业道德修养的教育和培养。二是业务建设工程。可以采取“急用先学，边干边学，学用结合，探索研究，综合提高”的方针，强化编纂业务知识的培训。可以采取辅导与自学、讲座与讨论相结合的办法，在求实、求用、求创新的原则指导下培训方志理论知识。可以采取“边学习、边工作、边实践、边领会、边总结、边提高”的思路，切实把业务培训和实践结合起来，以培训指导实践、以实践带动培训，达到活学活用，现学现用，实学实用，有效指导工作的目的。培训应该把志书的编纂业务知识作为重点，比如方志的资料，方志的结构，方志的文体，方志的写作方法，方志的审查修改等。三是实行分类包干、博专相兼、以专求新的素质提高工程。要求采编人员相对专业，只对自己负责的这一块专题深入的学习，逐步实现采编人员由块专业意识向行专业意识的转变。四是实行研究为先导、质量立志工程。要把志书的质量作为一条生命主线，把学习和研究贯穿于修志实践的整个过程。采取“提前介入，采编合一，研为先导，质量立志”的策略，设制前期程序工作，使采编人员在前期熟悉资料、理清思路和操作方法，在实施期驾驭资料、合理创新、科学铺排，保证修志工作按质量轨道运行。

三、关于志书编纂管理机制问题

    修志工作组织管理应该策划。策划即事预、即研究。策划贯穿于修志工作组织管理全过程，主要是静态前期策划和实施过程策划。根据实际，二轮修志主要策划的项目有修志的工作期、工作阶段、工作时段；志书的结构、文体；编辑、分纂、总纂程序及方法；体裁、章法标准；文字语言标准；资料工作程序、方法及标准；编写内容及方法要素；审稿程序及标准等。
    应该创新修志工作组织管理机制，激发干事活力。修志，管理机制和干事活力是关键。修志整个过程中要坚持实施机制、内容、方法创新，最大限度地调动采编人员的积极性、主动性、创造性，最大程度地开发采编人员的最大资源、最优资源、最佳资源。一是建立规范。围绕修志建立各项规范，通过管事凭效果、管人凭考核等机制措施，形成事事有人管、人人都管事的工作机制，进而形成修志的高效率和高质量。二是加强协调和指导。协调就是行政推动，指导就是业务运作。靠协调，落实机构，落实人员，落实条件，监督进度，保证修志编务正常运行；靠协调，落实领导重视修志工作，解决重点问题和个案问题；靠协调，对修志工作进行督办督查，推动整体和全面工作。三是实行人事对应、责任包干、全程介入机制。从方案设计入手，资料搜集、整理、考证，内容要素抽象提炼，到初稿写作，分纂总纂，审稿定稿，把采编人员人事定位对应，项目单元责任包干。四是实行小目标推进。通过阶段目标任务完成，确保整体目标任务完成。通过监督过程质量，确保实现全程质量。五是设置“修志信息”，利用专业信息平台，反映情况，总结工作，传达批示，指导操作，引导和规范修志工作健康运行。六是建立年终考评考核机制。七是建立工作滞后单位督促机制。八是以人为本，倡导修志管理中的人性化。可以用人性化理念提出要求。不断调整同志们的精神状态，注意引导同志们的工作心态，始终保持编纂人员的奉献情态，目的就是保证采编和工作人员各负其责，各司其职，各尽其能，各出正果。 
 
 

（作者系白水县地方志办公室主任）