全省第二轮志书编纂业务培训班讲稿

冯 鹰

    做好志书出版阶段的有关工作，对于一部志书来说是非常重要的。十月怀胎，一朝分娩。是多年努力，即将面世的最后一关。这个阶段工作做的好，就能向社会向历史交出一份满意的答卷，做的不好，就有可能使我们多年辛劳所建造的工程功亏一篑，也成为终生的遗憾。因之我们要以高度的责任感，以对历史负责的精神，努力做好这个阶段的各项工作，使我们编纂的志书真正成为佳品良作。
做好志书出版，需要编者、出版社、印刷厂三方合作，共同努力。这里要讲的是我们出书单位要做的工作。在这一阶段，要抓好的主要环节有这样几个：志稿的检查准备、出版经费的预算、选择出版社和印刷厂、选择印刷材料、校对、检查印刷质量、成品验收。下面我就结合这几个环节，讲一下必须遵循的规范要求和操作要领，供同志们参考。

一、交付出版前志稿的检查准备
    在志稿交付出版前，要对志稿做一次全面的检查。从志书保存的长期性，印刷装订的技术要求，整部书排版的顺序等方面进行审视、补漏和纠错，保证志稿的整体质量，有利于缩短出版周期。

1、志稿要做到：齐、清、定
(1)齐——志稿内容（要素）要齐全。准备交付出版的志稿必须达到成书内容的齐全和完整。由署名起至后记，全部内容不能缺项。
(2)清——稿面要清楚。稿面要易于辨认，利于编辑、排版、和校对，不至于因识别不清而造成错误。收录的图照、表格等应标注清楚以及在排版时所处的位置，以免错排、倒置等问题的发生。
(3)定——交付出版的必须是终审验收后的定稿。志稿一经终审验收，不得再作大的改动，未经终审的志稿不得交付出版。三级志书属于“官书”，《地方志工作条例》对三级志书的著作权作了明确的规定。我的理解是：未经终审验收的志稿不属于定稿，不能为了赶进度、抢时间而违背条例规定提前交付出版。经过终审验收的志稿，完成了法规程序，其总体结构和基本内容一被确定，不容侵犯。当然，为了精确，必要的文字修改还是需要的，但是不能对实质性内容做大的修改和增删。若确实发现某些内容必须修正，也应按审查程序，报经批准。

2、检查图表是否有利于印制和长期保存
(1)检查图表的制作是否规范。进入志书的行政区划等地图必须规范，以民政部门公布的图为准，其他分类图可以依需要变更图内的内容，但边界线不能变更。如发现区划图有误，应向民政部门提出，不经批准不得随意修改。
(2)图面清晰。图面的文字、线条要清晰，有利于准确制版，防止出现失误。彩图的色调不能偏色，单色图的区分标志要明确。
(3)入志图的设计制作应有利于装订和长期保存。发挥志书的功能，使其有长期保存的价值。在设计和制作时要充分考虑到这种需要。所以最好不要跨页、不要折叠。因为跨页图在装订时会有部分内容吃进装订线，不利于阅读，折叠图经多次翻阅后容易断裂，不利于长期保存，在出版前尽可能地做好技术处理。
(4)表的制作设计要科学，要有利于排版。在表的设计时要考虑到成书时的排版可能。横向表不要超过版心宽度。表是志书的一种体裁，独立使用的几率较大，为便于读者使用，表题一定要科学、准确。表要标明是什么单位（市、县、区等）、什么年份（××年～××年）、那方面的表，使读者一看就明了该表所反映的是什么内容。为有利于志书的排版美观，所有表格应标明序号。记述中需读者参见表格内容时，注明见表××号即可，这种做法表格的排版位置能相对灵活安排，避免排版时过多露白。至于序号是全书统一，还是分篇、分志排序，可根据表格总数的多少决定。

3、检查照片的质量和编排
(1)照片图面质量的状况是印刷质量的基础。要选择成像清晰，不偏色的作为制版付片。入志的照片来源于多个方面，由于拍摄者的不同，使用的胶片不同等原因，照片的色调会有很大的差异，如果有挑选的余地，要尽可能地选择色调相近的。
(2)照片的主题要明确。收录入志的照片应明确选用的意图，主题要突出。不能体现意图的，应尽可能更换。其他景物过杂、干扰体现意图的，在不影响真实性的前提下，做好技术处理，将多余的景物部分裁去。
(3)检查编排的合理性。首先，内容编排合理。最好的方式是随文编排，文图对应；其次，相同类的照片相对集中编排，反映同一事物的新老相片对比编排；第三，照片色调编排合理，在分类集中编排时，应尽量把色调接近的排在一个页面，这样做有利于排版制作时纠正偏色，视觉效果更好。第四，每页的编排合理。一个页面排列的照片不宜过多，要使读者一目了然地看清楚照片所反映的事物，如果一个页面排列的内容过多、照片幅面过小，读者看不清楚，就失去了照片如入志的意义。第五，整体编排要有利于印刷和装订。一个印张可容纳16k页面16码，从有利于装订的角度，最好除整印张外，剩余的排为4个页码，至少不少于2个页码。
(4）检查照片说明。照片说明要恰当确切，但必要的几个要素不能缺。事物所发生的时间、地点、在图中的位置、人物的身份或职务都要说清楚。说明词要用记述用语，不要使用文学性用语。这个要求是和方志的本质密切相关的。不符合志书要求的在出版前要认真的给以检查和纠正。

二、出版经费的预算
《地方志工作条例》第四条规定“地方志所需经费列入本级财政预算”。三级志书的经费无疑应列入预算之中。作为地方志工作机构，要如实提出预算依据。

1、预算应包括的项目
（1）出版管理费   （2）排版制版费  （3）印制加工费
（4）纸张等材料费 （5）稿酬        （6）审稿报酬
（7）校酬         （8）包装运输等其他费用

2、做好市场调查
（1）调查多个出版社、印刷厂的收费标准，得出合理的经费预算。
（2）调查纸张等材料的价格，同规格的纸张，由于产地、质量的不同，其价格有很大的区别。首先要确定用纸的质量，再对不同厂家的售价进行比对。

3、主要项目经费的计算
（1）排版数量是计算各项经费的基础。我省规定三级志书正文用老5号宋体，每个页面排38行，每行排38个字，每码为1444个字。由于标题占行较多等因素在计算排版数量时要计算涨版系数。根据第一轮志书出版的经验涨版系数在20%左右。志稿总字数乘以120%除以1444就可以得出一部志书的正文排版数，再加上目录、前言、后记、署名、版权页排版数量就基本上确定了。
(2）总页码除以32就是每册书的实际用纸的数（按规定陕西省三级志书均为正度16k本）再乘以总印数加损耗量就是一部志书的用纸总量，用纸总量乘以单价既可计算出用纸的所需经费。
(3）制版费用和晒版、上版费，在加工费中占有较大比例。拼版排版费以单码为基数计算，晒版费用以对开版为基数计算。
(4）锁线、糊壳、上封。硬封用料、箱板纸等装订部分均应按总印数计算费用。
(5 )三级志书按《中华人民共和国著作权法》和《地方志工作条例》的规定，其著作权归属各级人民政府负责组织编纂地方志的地方志工作机构享有。《条例》还明确规定“以县以上行政区域名称冠名的地方志书，地方综合年鉴为职务作品”。完成职务作品的编纂者按规定不能索取稿酬，但是可以得到奖励。在列报预算时，我认为应将奖励费用一并列入（根据国家稿酬标准30-100元/千字，确定适当数额）。

三、选择印刷厂、出版社

1、选择具备出版能力的出版社。出版单位由于行业内部分工，出版图书的侧重是不同的。志书出版应选择有地方志书出版经验的出版社交付出版。承担方志出版的责任编辑，应掌握方志出版的规范和要求，具备编审三级志书的能力。

2、慎重选择印刷厂
（1）承接志书印刷的厂家，要具备承印和制作大本精装图书的设备。在确定交付印刷之前应对其设备状况进行考察，主要对象是锁线设备和拔圆设备。
（2）选择有印刷经验的印刷厂。设备重要，经验同样重要。不了解三级志书的出版规定，往往失误百出，没有经验，设备也不能解决全部问题。

3、签订出版印刷合同
（1）方志出版，现行状况基本是自费出版形式。出版合同涉及问题不是很多。需要明确的是双方的责任，出版社应进行封面、内文设计和终校，也可以对编审时限提出要求。
（2）印刷合同应涉及的内容较多。包括：印数、印刷周期、工艺和质量要求、开本、装帧、校对责任、用料规格和品种、付款方式、检查验收方式、各自承担的责任等。合同签订前，应要求 承印方提供报价单、并经甲方认可。

四、明确规定主要用料
1、正文印刷用纸是一部志书的最基础的材料。用纸的质量要符合耐翻阅和长期保存的需要。一般来说应采用木浆纸。但同样的木浆纸，质量也有很大的差别，要通过对比选用韧性好的品种，纸的色泽要适当，不要过青、过黄，也不要太白。用纸确定后，应留下纸样，以便查对。

2、选好封壳用料。封壳要使用硬度较强的箱板纸，防止封面变形。箱板纸的厚度，根据全书页码数量协同厂方确定。

五、严格把好校对关
　　把差错消灭在最后一关。校对是保证三级志书内在质量的最后一个关口。地方志是传世之作，把好这一关极为重要。要通过这项工作，消灭所能发现的所有差错。如若这一关把的不严就有可能造成历史性的遗憾。

1、排版清样的核对要求
（1）正确使用校对符号要使改版操作员能看懂、好操作。
（2）改错时只能使用勾划的方法或文字说明，不能使用剪贴移动方式。
（3）校对改错的勾划要清楚，线条不能相互交插，防止辨认不清。

2、校对时要特别注意的几个问题
（1）校对一般要忠于原稿，不能随意修改志稿的实质内容。
（2）必须逐句逐字校对，不能一带而过，要认真细致。
（3）严格消灭硬伤，错别字、数据错误等。尤其是人名、地名、物品名、物种等名称，要特别注意校对，因为一字之错可造成严重失误。要注意表内数据和行文中的数据是否一致。
（4）除了正文的校对外，还要核对版式是否合乎设计要求？是否合乎三级志书的规范要求？规范有关内容包括：各级标题字体、字号是否正确，全书是否统一，位置及占行是否准确。
（5）在忠于终审验收稿的基础上，发现政治性、政策性、历史性的失误时，应提出修正。

六、重视印刷质量的监督检查
　　
    印刷质量的状况如何对一部志书成品至关重要，虽有合同约束，我认为作为委托方，还是应当注意监督检查，发现问题及时提出，以免产生不必要的损失。

1、检查用料是否符合合同约定
（1）正文用纸是否合同规定的品种，可用保留的样纸对比。
（2）各印版用纸是否同一批号生产的，纸色必须一致，不能发生色泽差异。
（3）制作硬壳必须是合同约定的箱板纸，不得使用替代品。

2、监督印刷质量
（1）检查正文晒兰样，是否存在拼版错误和带污现象，不出兰样的，要对菲琳做全面检查。
（2）彩页要求打样审校，看有无偏色问题。
（3）护封的印刷质量要特别重视，色彩一定要清晰、鲜明。

七、成品验收
　 成品验收是志书出版面世前的最后环节，如果前述各环节还有疏漏的话这就是最后弥补的机会了。因此这一环节的工作一定要仔细认真地对待。成品验收可分两步：
1、检查样书。对整部书质量全面检查包括：印刷质量、锁线工艺、书脊质量、糊壳工艺、环衬工艺、压凹工艺、烫金烫银工艺、切口工艺等全面检查。
2、抽样检查。在已经批量生产的成品中随意抽查，目的是查看整批成品是否质量一致。

八、出版阶段的报审要求
    为了杜绝三级志书出版发生侵权问题和维护我省三级志书的规范统一，按规定要有两次报审。
一是印付清样（封面至封底）要报省地方志办公室审查，经批准后，方能付印。
二是样书制成后，要报送省地方志办公室检查，同时报送经批准的付印样备查。

（作者系陕西省地方志办公室出版发行处处长）